Ein Tool aus unserer Praxis als externe Datenschutzbeauftragte.
Lange haben wir nach einem Tool zur Verwaltung und Dokumentation der Verfahren bei unseren Kunden gesucht.
Gefunden haben wir nicht wirklich etwas. Viele Lösungen sind sehr überladen oder zu umständlich aufgebaut.
Wir haben eine eigene Lösung für uns entwickelt mit welcher wir bei unterschiedlichsten Kunden arbeiten und die Prozesse im Datenschutzmanagement effektiver umsetzen und dokumentieren können. Durch die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung sind weitere Dokumentationspflichten hinzugekommen.
Wir halten unser Datenschutz-Tool auch für andere Datenschutzbeauftragte für eine sinnvolle Arbeitserleichterung und bieten dieses nun vollumfänglich zum Testen aber auch zum Lizenzieren und produktiven Arbeiten an.
Die Nutzung beruht auf einem fairen Prinzip. Die Software kann, gerade in der BETA Phase, ohne technische Einschränkungen genutzt werden. Eine Lizenzierung ist jederzeit möglich wenn man die Software als nützlich empfindet. Ja, man kann die Software auch ohne Lizenzierung nutzen. Man sammelt dann eben schleche Karmapunkte, weitere Informationen zur Nutzung finden Sie in der Anleitung (Anleitung.pdf) oder den Videos.
Mittlerweile zeigt das Tool sehr schön, wie ein Ablauf/eine Methode zur Umsetzung von Datenschutz aussehen kann:
1. Audit (eigene Fragen lassen sich importieren)
2. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
a. Festlegen von Verfahren und Verantwortlichkeiten
b. Ausgeben und Ausfüllen von Meldebögen durch die Verantwortlichen
c. Erfassen der rückgesandten Meldebögen und Bewertung durch den/die Datenschutzbeauftragten
3. Erfassung von Datenweitergaben und deren Status
4. Erfassung von Auftragsverarbeitungen und deren Status
5. Erzeugen diverser interner und externer Berichte zur Dokumentation des Datenschutzmanagement
6. Erfassen von Tätigkeiten für den Tätigkeitsbericht
7. Zuordnung eigener Audit Bereiche bspw. QM, GoBD etc.
Für Fragen, Anregungen und liebervolle Kritik stehen wir gerne zur Verfügung.
Viel Spaß bei der Umsetzung des Datenschutzmanagements – gerne mit unserer Software.
Stephan Moers
Thomas Werning